Ihre Margen sichern: So vermeiden Sie die Falle der Kosteneinsparungen zum Jahresende

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Wie unkontrollierte Änderungen in der kurzfristigen Planung Chaos und versteckte Kosten verursachen
• Der besondere Margendruck, dem FMCG-Unternehmen ausgesetzt sind, die den Einzelhandel beliefern
• Praktische Ansätze zur Verringerung von Margenverlusten durch bessere Planung und Prozessmanagement

Die Wirtschaftsnachrichten bieten für Unternehmensleiter wenig Erfreuliches. Die Rohstoffkosten steigen aufgrund der weltweiten Instabilität. Der Inflationsdruck treibt die Löhne und Energiepreise in die Höhe. Die Verbraucher stehen vor schwierigen Entscheidungen, was ihre Ausgaben angeht.

Angesichts dieser externen Belastungen, die außerhalb der Kontrolle der Unternehmensleitung liegen, wird es immer schwieriger, die Gewinnmargen zu sichern. Dies ist ein bekanntes Szenario in den Vorstandsetagen des ganzen Landes, insbesondere wenn das Jahresende naht und die Finanzziele immer näher rücken.

Wenn man sich im letzten Quartal des Geschäftsjahres in vielen Unternehmen umschaut, wird man wahrscheinlich immer wieder dasselbe Muster beobachten. Sobald die Ziele außer Reichweite geraten, drückt die Unternehmensleitung den Panikknopf: Überstunden werden verboten, Dienstreisen eingeschränkt, Neueinstellungen gestoppt und Ausgaben gekürzt.

Diese Maßnahmen mögen zwar dazu beitragen, die Jahresendzahlen zu erreichen, aber zu welchem Preis? Dieses kurzsichtige Denken ist äußerst kontraproduktiv. Wenn Sie Mitarbeiter auf Reisen schicken müssen, um das Geschäft auszubauen, sabotieren Reisebeschränkungen die Chancen. Wenn Sie Verbesserungsprojekte oder Investitionen aussetzen, um Kosten zu senken, opfern Sie zukünftige Vorteile für vorübergehende Entlastung. Sie verzichten auf Einnahmen, wenn Sie Überstunden benötigen, um zusätzliche, sich bietende Nachfrage zu bedienen.

Dieser Ansatz verschiebt lediglich die Auseinandersetzung mit dem eigentlichen Problem: Warum schrumpfen die Margen überhaupt?

Die versteckten Kosten des ständigen Wandels

Für die meisten produzierenden Unternehmen, insbesondere im Bereich der schnelllebigen Konsumgüter (FMCG), entstehen erhebliche Margenverluste durch die Kosten für die Bewältigung kurzfristiger Veränderungen und Störungen.

An einem typischen Tag kann es vorkommen, dass der Fertigungsplan mehrfach angepasst werden muss, um auf erwartete Nachfrageschwankungen, Materialengpässe oder Ressourcenprobleme zu reagieren. Jede Änderung verursacht eine Kette zusätzlicher Kosten, die dem Unternehmen selten bewusst werden.

Ein Kunde, mit dem wir zusammengearbeitet haben, stand genau vor dieser Herausforderung. Nachdem er einen Prozess zur Erfassung und Analyse dieser Änderungen eingeführt hatte, machte er eine bemerkenswerte Entdeckung: Die meisten Änderungen waren gar nicht nachfrageorientiert, sondern hauptsächlich angebotsorientiert.

Die eigentlichen Ursachen waren Probleme mit der Anlagenverfügbarkeit, Materialengpässe, Datenfehler in den Stücklisten, falsche Zeitangaben in den Produktionsplänen und Qualitätsprobleme in der Fertigung.

Die finanziellen Auswirkungen waren erheblich. Abgesehen von den offensichtlichen Durchsatzverlusten durch ständiges Anhalten und Anfahren verursachten diese Störungen zusätzliche Kosten für Eiltransporte, um die Liefertermine der Kunden einzuhalten und Vertragsstrafen zu vermeiden. Die ökologischen Auswirkungen des Expressversands verschärften das Problem zusätzlich.

Hinter jeder Betriebsstörung standen unzählige E-Mails, Besprechungen, Werksreinigungen, Kundengespräche und Transportumplanungen – all dies verursachte versteckte Kosten, die die Produktivität und in der Folge auch die Marge stetig schmälerten.

Den Kreislauf durchbrechen

Die Lösung beginnt damit, dort Stabilität zu schaffen, wo derzeit Chaos herrscht. Die meisten traditionell geführten Unternehmen verfolgen einen Ansatz, den ich wohlwollend als „Wildwachsende Veränderungen“ bezeichne – sie reagieren auf Probleme, sobald diese auftreten, ohne die systemischen Auswirkungen zu verstehen.

Die Einführung eines Prozesses zur kurzfristigen Planung (in der Regel für den Zeitraum von ein bis drei Monaten) ermöglicht es Unternehmen, sowohl Nachfragesignale als auch Lieferkapazitäten angemessen einzuschätzen, fundierte Entscheidungen über notwendige Anpassungen innerhalb vereinbarter Grenzen zu treffen, die vollständigen Auswirkungen dieser Änderungen zu erfassen, die Ursachen von Störungen zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um wiederkehrende Probleme zu vermeiden. Bei Oliver Wight bezeichnen wir dies als „Integrated Tactical Planning“.

Wenn man analysiert, warum Veränderungen auftreten, erkennen sich schnell bestimmte Muster. Probleme mit der Anlagenzuverlässigkeit, Rohstoffengpässe, mangelhafte Planung, falsche Kapazitätsannahmen und schlecht bewältigte Nachfragespitzen stehen in der Regel ganz oben auf der Liste. Die Konzentration auf die Lösung dieser Kernprobleme, die die häufigsten Ursachen für Veränderungen darstellen, trägt dazu bei, nachhaltige Stabilität und Effizienz zu schaffen, wodurch Störungen in Ihrem System und das ständige Löschen von Bränden, das letztendlich die Margen schmälert, reduziert werden.

Diese Stabilität ist besonders für Hersteller von Konsumgütern des täglichen Bedarfs (FMCG) von entscheidender Bedeutung, da der Druck seitens der Einzelhändler die Margen ständig schmälert. Angesichts steigender inflationsbedingter Kosten und der Zurückhaltung der Einzelhändler, Preiserhöhungen an die Verbraucher weiterzugeben, wird die Effizienz in der Produktion zum entscheidenden Puffer, der die Rentabilität sichert.

Mit Blick auf die Zukunft

Zwar ist das kurzfristige Management unerlässlich, doch bietet ein Blick weiter in die Zukunft noch größere Vorteile. Die integrierte Unternehmensplanung (IBP) ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen ihrer Pläne – wie beispielsweise Materialverfügbarkeit, steigende Energiepreise und Ungleichgewichte zwischen Angebot und Nachfrage – zu erkennen, solange noch Zeit bleibt, angemessene Maßnahmen zu erwägen und zu entwickeln

Die mittelfristige Bewältigung von Problemen eröffnet verschiedene Möglichkeiten. Wartet man jedoch, bis die Probleme unmittelbar drohen, bleibt als einzige Lösung nur noch, Geld in das Problem zu stecken – um Lieferungen zu beschleunigen, Überstundenzuschläge zu zahlen oder den Verlust wichtiger Kundenaufträge hinzunehmen.

Die Ergänzung durch eine wöchentliche integrierte taktische Planung schafft die notwendigen Rahmenbedingungen, um unternehmensweit für Stabilität zu sorgen, Überraschungen zu vermeiden und die Margen zu sichern.

Der Weg zur Stabilität

Der entscheidende Vorteil? Stabilität. Weniger „Feuerwehreinsätze“ bedeuten mehr Effizienz und weniger Gewinnverluste. Nicht jeder unerwartete Auftrag oder jede Lieferunterbrechung muss Chaos auslösen, wenn Sie über erstklassige Prozesse verfügen, mit denen Sie beurteilen können, ob eine sofortige Reaktion erforderlich ist oder ob eine besonnene Vorgehensweise sowohl den Kundenbedürfnissen als auch Ihrem Geschäftsergebnis besser dient.

Wenn Sie verstehen, warum es zu unerwarteten Nachfrageschwankungen kommt – sei es aufgrund von saisonalen Schwankungen, Änderungen der Preispolitik oder Anpassungen der Lagerhaltungsparameter im Vertriebsnetz –, können Sie gemeinsam mit Ihren Kunden diese Schwankungen bewältigen, ohne dass dabei unnötige Kosten entstehen.

Da der Druck auf die Margen weiter zunimmt, werden nicht jene Unternehmen erfolgreich sein, die am Jahresende verzweifelte Einsparungen vornehmen. Es werden vielmehr jene sein, die systematisch die internen Ineffizienzen beseitigt haben, die Tag für Tag, das ganze Jahr über, still und leise die Rentabilität auffressen.