Wenn dein Excel-„Meisterwerk“ auf die Realität trifft – und den Kürzeren zieht

In diesem Blog geht es um:

• Warum uns individuelles Fachwissen den Blick auf bereits vorhandene systemische Lösungen verstellen kann
• Wie Unternehmen unwissentlich ineffiziente Prozesse aufrechterhalten, indem sie ungewohnte Systeme meiden
• Der Unterschied zwischen echten Best Practices und dem, wovon wir uns selbst überzeugen, dass es gut funktioniert

„Man weiß nur, was man weiß.“

Das mag wie eine Binsenweisheit klingen, doch es hat meine gesamte berufliche Laufbahn geprägt.

Ich habe das vor vielen Jahren zum ersten Mal gehört, als ich als Produktionsplaner arbeitete und mir unser Oliver-Wight-Coach gerade ziemlich unverblümt gesagt hatte, dass meine Planungsfähigkeiten nicht so gut seien, wie ich dachte. Die Sache ist die: Ich war wirklich davon überzeugt, dass ich meine Arbeit ziemlich gut machte.

Mein Vorgehen erschien mir logisch: einen Plan in Excel erstellen, ihn ausdrucken, an die Produktion weitergeben und davon ausgehen, dass er befolgt wird. Ich hatte diesen Plan entwickelt, indem ich die Kundenauftragsdatei (eine weitere Excel-Tabelle) akribisch durchforstet und ermittelt hatte, welche Produkte wir in den einzelnen Fertigungseinheiten produzieren mussten. Diese Angaben hatte ich dann mit einer weiteren Excel-Datei abgeglichen, die die aktuellen Lagerbestände enthielt, und konnte so feststellen, was wir produzieren mussten.

Ich war ziemlich stolz auf dieses System. Vor der Einführung meines „überlegenen Ansatzes“ erhielt die Fertigungsabteilung lediglich eine Liste mit Kundenaufträgen und musste die Dinge selbst regeln – in der Hoffnung, die Produkte in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt zu fertigen, um die Kundenbestellungen zu erfüllen.

Wenn Zuversicht auf die Realität trifft

Das Unternehmen hatte beschlossen, die Effizienz und den Kundenservice zu verbessern, indem es Oliver Wight als Berater hinzuzog, mit dem Ziel, die Klasse A im Bereich Planung und Steuerung zu erreichen. Die Klasse A für Planung und Steuerung basiert auf einer Reihe von Definitionen, die beschreiben, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit Ihre Planungs- und Ausführungsprozesse auf einem vorgegebenen Leistungsniveau funktionieren, und die alle erforderlichen Merkmale für zuverlässige und konsistente Ergebnisse enthalten. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich das noch nicht. Ich hatte keine Ahnung, worum es dabei ging. Außerdem hatte ich dieses hervorragende Planungssystem entwickelt, das ich als Best Practice betrachtete.

Bei meinem ersten Treffen mit unserem Oliver-Wight-Coach wurde ich gebeten, eine Kopie des Produktionsplans vorzulegen. Voller Selbstzufriedenheit und stolz auf meine Arbeit druckte ich schnell meine Excel-Tabelle aus und reichte sie ihm. Ich verschränkte die Arme, lehnte mich zurück und dachte: Das wird ein Kinderspiel – er wird sicher beeindruckt sein.

„Das ist kein Plan“,sagte der Mann, der mein sorgfältig ausgearbeitetes Dokument in der Hand hielt.

„Ja, das ist es“,antwortete ich.

Die nächsten Minuten glichen einer Pantomime, mit einem Hin und Her zwischen„Nein, das ist es nicht“und„Doch, das ist es“, bis der Berater ungeduldig wurde und darum bat, meinen Desktop nutzen zu dürfen, um mir zu zeigen, woher der Plan eigentlich stammen sollte.

Er tippte kurz auf meine Tastatur, um eine Arbeitsliste aus unserem ERP-System (Enterprise Resource Planning) aufzurufen, und erklärte mir, dass dies die Grundlage für unseren Plan sein sollte. Ich hatte diesen Vorgang noch nie zuvor gesehen. Wir nutzten das System, um Produktionsaufträge zu erstellen, freizugeben und nach Fertigstellung zu verbuchen, indem wir Arbeitsaufträge anlegten, und das war auch schon das Ausmaß meiner Interaktionen mit dem System mit dem grünen Bildschirm, das für mich ungefähr so interessant war wie ein Ausflug zum Supermarkt an einem regnerischen Sonntag.

Ich gebe zu, ich wusste nicht einmal, warum wir Aufträge freigaben, bevor die Produktion gebucht wurde. Es war einfach etwas, das mir aufgetragen worden war.

Eine großartige Offenbarung

Der Berater erklärte mir daraufhin, dass die Arbeitsliste ungültig sei, und wies auf die vielen überfälligen und nur teilweise erledigten Aufträge hin. Er erläuterte mir die Auswirkungen und wie diese Aufträge mit den untergeordneten Materialplänen zusammenhingen, die die Beschaffung verwendete. Er erklärte mir, wie Arbeitspläne und Stücklisten funktionierten, wie das System an Kundenaufträge gekoppelt war, die Lagerbestände überprüfte und berechnete, was wann hergestellt werden musste.

Er erklärte mir damit im Grunde genommen die Grundlagen der Bedarfsplanung (MRP).

Plötzlich wurde mir klar, dass mein Planungsprozess, den ich für eine bewährte Vorgehensweise gehalten hatte, eher wie eine schlechte Vorgehensweise wirkte. Als mir bewusst wurde, dass dieses auf einem Greenscreen basierende System all das bewältigen konnte, ohne dass ich Excel-Tabellen durchforsten und zusammenstellen musste, beschloss ich, dieses MRP-Konzept näher zu untersuchen.

Nach dieser Diskussion wollte ich mehr über die Funktionen des ERP-Systems und den Planungs- und Steuerungsansatz erfahren, der – zu meiner großen Überraschung – in der damaligen „Class A Checklist for Business Excellence“ dargelegt und beschrieben war.

Eine Lektion fürs Leben

Die Erkenntnisse, die ich an diesem Tag gewonnen habe, bringen mich immer wieder dazu, darüber nachzudenken, was ich noch nicht weiß. Es ist mehr als wahrscheinlich, dass jemand bereits einen besseren Weg gefunden hat, etwas zu tun, womit ich mich schwer tue, oder dass es für ein Problem, mit dem ich konfrontiert bin, bereits eine Lösung gibt.

Eine weitere Erkenntnis betraf die Begriffe „Best Practice“ und „World Class“ – diese Begriffe sind nicht unbedingt das, was sie vorgeben zu sein. In meinen zehn Jahren bei Oliver Wight bin ich unzähligen Unternehmen begegnet, die Weltklasse sein oder Best Practices umsetzen wollen. Wenn ich sie frage, was das eigentlich bedeutet, tun sie sich schwer, dies zu definieren. Ich habe festgestellt, dass Menschen innerhalb derselben Organisation völlig unterschiedliche Ansichten darüber haben, was diese Begriffe bedeuten.

Sie wissen nicht, was sie nicht wissen.

Eine eher unangenehme Wahrheit ist, dass individuelles Fachwissen, so gut gemeint es auch sein mag, uns den Blick auf bereits vorhandene systemische Lösungen verstellen kann. Bevor man davon ausgeht, dass der eigene derzeitige Ansatz die beste Vorgehensweise darstellt, sollte man sich fragen, ob nicht vielleicht schon jemand anderes das Problem gelöst hat, das man selbst zu lösen versucht – und ob die Mittel zur Umsetzung dieser Lösung nicht vielleicht schon direkt vor einem liegen.