Cuando tu «obra maestra» de Excel se enfrenta a la realidad… y sale mal

En este blog se tratan los siguientes temas:

• Por qué la experiencia personal puede impedirnos ver las soluciones sistemáticas que ya existen
• Cómo las empresas, sin darse cuenta, perpetúan procesos ineficientes al evitar sistemas con los que no están familiarizadas
• La diferencia entre las verdaderas buenas prácticas y lo que nos convencemos a nosotros mismos de que funciona bien

«Solo sabes lo que sabes».

Lo anterior puede parecer una obviedad, pero ha marcado toda mi carrera.

Lo oí por primera vez hace muchos años, cuando trabajaba como planificador de producción, justo después de que nuestro formador de Oliver Wight me dijera sin rodeos que mis habilidades de planificación no eran tan buenas como yo creía. La cuestión es que yo estaba convencido de que estaba haciendo un buen trabajo.

Mi proceso parecía lógico: crear un plan en Excel, imprimirlo, entregárselo al departamento de producción y esperar que se cumpliera. Lo había elaborado tras revisar minuciosamente el archivo de pedidos de venta (otra hoja de cálculo de Excel) e identificar qué productos debíamos fabricar en cada unidad de producción. A continuación, lo cotejaba con otro archivo de Excel que mostraba los niveles de inventario actuales y, a partir de ahí, podía determinar qué teníamos que fabricar.

Estaba bastante orgulloso de este sistema. Antes de mi «enfoque mejorado», la unidad de producción recibía una lista de pedidos de venta y se esperaba que se las apañaran por su cuenta, con la esperanza de fabricar los productos en el orden correcto y en el momento adecuado para satisfacer los pedidos de los clientes.

Cuando la confianza se enfrenta a la realidad

La empresa había decidido mejorar la eficiencia y el servicio al cliente contratando a Oliver Wight como consultores, con el objetivo de alcanzar la Clase A en Planificación y Control. La Clase A en Planificación y Control se basa en un conjunto de definiciones que describen qué elementos deben estar implantados para garantizar que los procesos de planificación y ejecución funcionen a un nivel de rendimiento establecido, incluyendo todos los atributos necesarios para obtener resultados fiables y coherentes. En aquel momento, yo no sabía nada de esto. No tenía ni idea de en qué consistía. Además, yo había creado este sistema de planificación superior, que consideraba una práctica recomendada.

En mi primera reunión con nuestro coach de Oliver Wight, me pidió que le entregara una copia del plan de producción. Con aire de suficiencia, orgulloso de mi trabajo, imprimí rápidamente mi hoja de cálculo de Excel y se la entregué. Crucé los brazos y me recosté en la silla, pensando que esto sería pan comido y que seguro que quedaría impresionado.

«Eso no es un plan»,dijo el hombre que sostenía mi documento, elaborado con tanto esmero.

«Sí, lo es»,respondí.

Los minutos siguientes parecían sacados de una pantomima, con ese tira y afloja de«no, no es eso»y«sí, sí lo es», hasta que el especialista se impacientó y me pidió que le dejara usar mi ordenador para mostrarme de dónde debía proceder realmente el plan.

Rápidamente tecleó en mi teclado para abrir una lista de trabajo de nuestro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y empezó a explicarme que esa debía ser la base de nuestro plan. Nunca había visto esa transacción antes. Utilizábamos el sistema para crear, autorizar y contabilizar la producción una vez finalizada mediante la creación de órdenes de trabajo, y eso era todo lo que hacía con ese sistema de pantalla verde, que me resultaba tan interesante como ir al supermercado un domingo lluvioso.

Tengo que admitir que ni siquiera sabía por qué emitíamos los pedidos antes de programar la producción. Simplemente era algo que me habían dicho que hiciera.

Una gran revelación

El consultor procedió a explicar que la lista de trabajo no era válida, señalando los numerosos pedidos atrasados y parcialmente completados. Me explicó las implicaciones y cómo esos pedidos se relacionaban con los planes de material de nivel inferior que utilizaba el departamento de compras. Me explicó cómo funcionaban las rutas de fabricación y las listas de materiales, cómo el sistema se vinculaba a los pedidos de venta, examinaba los niveles de inventario y calculaba qué había que fabricar y cuándo.

En realidad, me estaba explicando los principios de la planificación de necesidades de material (MRP).

De repente, me di cuenta de que mi proceso de planificación, que yo consideraba una buena práctica, parecía más bien una mala práctica. Al comprender que este sistema con pantalla verde podía gestionar todo esto sin que yo tuviera que revisar y recopilar hojas de cálculo de Excel, me animé a profundizar en este concepto de MRP.

La conversación me dejó con ganas de saber más sobre las capacidades del sistema ERP y el enfoque de planificación y control que, para mi sorpresa, se exponía y describía en lo que entonces era la «Lista de verificación de clase A para la excelencia empresarial».

Una lección que no se olvida

Lo que aprendí aquel día siempre me hace pensar en lo que no sé. Es muy probable que alguien ya haya encontrado una forma mejor de hacer algo con lo que yo tengo dificultades, o que ya exista una solución para un problema al que me enfrento.

Otra de las cosas que aprendí tuvo que ver con las «mejores prácticas» y el concepto de «clase mundial»: estos términos no son necesariamente lo que pretenden ser. A lo largo de mis diez años en Oliver Wight, me he encontrado con innumerables empresas que quieren alcanzar la «clase mundial» o implementar las «mejores prácticas». Cuando les pregunto qué significa eso realmente, les cuesta definirlo. Descubrí que, dentro de una misma organización, las personas tienen opiniones totalmente diferentes sobre lo que representan estos términos.

No saben lo que no saben.

Una verdad bastante incómoda es que la experiencia personal, por muy bienintencionada que sea, puede impedirnos ver soluciones sistemáticas que ya existen. Antes de dar por sentado que tu enfoque actual es el más adecuado, vale la pena preguntarse si alguien más ya ha resuelto el problema que estás tratando de abordar, y si las herramientas para poner en práctica esa solución podrían estar ya justo delante de ti.